Veel transacties in het zakenleven zijn relatief eenvoudig. De ene partij levert goederen of diensten en de andere partij betaalt de factuur. Althans, zo zou het moeten zijn. Te vaak spreek ik met cliënten die een onbetaalde factuur lang laten liggen. Deze blijft liggen, omdat ze niet goed weten hoe zij een wanbetaler moeten aanspreken.
Een incassotraject bestaat in de realiteit vaak uit twee delen; een traject dat zich afspeelt buiten de rechtbank en een gerechtelijk traject in de rechtbank.
Je kan zelf veel doen in het buitengerechtelijke traject zonder tussenkomst van een advocaat; scheelt jou als ondernemer ook weer geld. In dit traject probeer je de klant te bewegen om vrijwillig te betalen. Tegelijkertijd bereid je het dossier voor, om een zo sterk mogelijke zaak te hebben als je de zaak samen met je advocaat toch aan de rechter moet voorleggen.
- Werk aan de klantrelatie
Hoewel niet een directe stap in een incassotraject, is relatiebehoud voor veel ondernemers van cruciaal belang. Lang niet iedere wanbetaler is een oplichter die vindt dat jij maar gratis voor hem moet werken.
Soms kan een afnemer tijdelijk niet betalen en zit die even krap bij kas. Door hem door een lastige periode te helpen en daarmee een klant voor het leven te hebben is natuurlijk geweldig. De keerzijde is dat je het liefst zo snel mogelijk afscheid neemt van een notoire wanbetaler. Het liefst zelfs voordat je met hem een overeenkomst aangaat.
Door heldere afspraken te maken en een duidelijke, voorspelbare aanpak te hanteren, ontneem je de emotionele lading aan het hele proces. Dan kan je jouw klant bellen omdat je dat altijd op deze wijze doet en niet omdat je boos en geïrriteerd bent omdat er “nog steeds niet is betaald!”.
- Zorg voor een schriftelijke overeenkomst
Het begint bij de overeenkomst. Deze kan mondeling zijn, maar een schriftelijke overeenkomst helpt je om te bewijzen wat je met jouw klant hebt afgesproken. Zet dus altijd afspraken op papier. Wat lever je? Wanneer lever je? Welke kwaliteit mag worden verwacht? Is er garantie? Wat is het resultaat? En niet onbelangrijk: wat is de betaaltermijn?
Is een schriftelijke overeenkomst ongebruikelijk in jouw branche? Tijd voor verandering! Is dat niet mogelijk? Bevestig dan de afspraken per e-mail of zorg dat er iemand bij, is die zo nodig de afspraken kan bevestigen.
- Kom gemaakte afspraken na
Als duidelijk is wat je moet leveren en wanneer, is het tijd om de overeengekomen prestatie te leveren. Zorg dat je jouw kant van de overeenkomst volledig volgens afspraak nakomt. Dus lever op tijd en voldoe aan de verwachtingen rondom kwaliteit. Dit klinkt als een open deur, maar soms betaalt een klant niet omdat hij ontevreden is over wat er is opgeleverd en wanneer. En als dan blijkt dat jij als ondernemer je ook niet helemaal aan de afspraken hebt gehouden, wordt geld opeisen een moeilijker verhaal.
- Zorg dat de facturatie op orde is
Product of dienst helemaal volgens afspraak opgeleverd, dan is het tijd voor de wederprestatie: het betalen van de factuur. Daarvoor moet je de factuur natuurlijk wel versturen. In het kort is een factuur niet meer dan een document waarop staat aan wie moet worden betaald, aan wie hij is gericht, wat er is geleverd, hoeveel daarvoor moet worden betaald. Datum erop, btw opnemen en iedereen weet waar hij aan toe is. Maar het allerbelangrijkste, zeker bij wanbetalers, zorg dat de betaaltermijn op de factuur staat.
Wacht ook niet te lang met het versturen van jouw factuur, maar doe dit als de prestatie nog vers in het geheugen zit. In het beste geval weet iemand nog goed hoe blij hij met jouw prestatie is, in het slechtste geval pak je onvrede aan voordat het in stilte groeit.
- Wees scherp op de aanmaning en verzuim
Als er niet binnen de betaaltermijn wordt betaald, is het tijd voor een aanmaning, of ingebrekestelling. De klant is nu een wanbetaler! (Al wordt het niet gewaardeerd om hem of jaar in deze fase al zo te noemen…).
De aanmaning is een schriftelijke herinnering waarin je de wanbetaler nog een laatste redelijke termijn geeft om de factuur vrijwillig te voldoen. Voor particuliere klanten gelden specifieke eisen: de zogenaamde 14-dagenbrief.
Het is belangrijk om in de aanmaning aan te geven dat je aanspraak maakt op de buitengerechtelijke kosten en de wettelijke rente als de wanbetaler niet binnen de redelijke termijn betaalt. Dan weet de wanbetaler wat er voor hem op het spel staat als hij niet betaalt: hij kan dan niet langer zonder risico de factuur laten liggen.
Als de wanbetaler niet binnen de redelijke termijn van de aanmaning betaalt, spreken we over verzuim. Verzuim is een juridisch begrip waarmee een belangrijke grens wordt aangegeven: een wanbetaler kan niet meer zonder gevolgen jouw factuur laten liggen. Er is nu sprake van toerekenbare tekortkoming en de wanbetaler is verplicht jouw schade te vergoeden. Deze schade bestaat meestal uit vertragingsschade (wettelijke rente) en kosten die je moet maken om de factuur betaald te krijgen (buitengerechtelijke incassokosten).
Belangrijk: Als de wanbetaler in verzuim is geraakt, kan hij niet meer snel de factuur betalen en daarmee van alles af zijn: hij is dan nog steeds schadeplichtig.
Vervolg?
Natuurlijk hoop je dat alles vlekkeloos verloopt of in het ergste geval dat na een aanmaning alle betalingen alsnog voldaan worden. Is dit niet het geval, dan komen er hele andere zaken aan bod. Dan kun je gaan kijken naar een betalingsregeling of andere juridische stappen om het geld van een wanbetaler terug te krijgen. Maar heb je bovenstaande vijf stappen goed uitgevoerd, dan ligt de basis van je dossier er al en kun je samen aan de slag met je advocaat.
